Principios

1.3. PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Concepto de Administración
Es el proceso mediante el cual una empresa desarrolla y ejecuta organizadamente sus
actividades y operaciones, aplicando los principios que le permitan en conjunto tomar
las mejores decisiones para ejercer el control de sus bienes, compromisos y
obligaciones que lo llevarán a un posicionamiento en los mercados tanto nacionales
como internacionales.
Naturaleza de la Organización
Una empresa se podrá organizar, cuando define su intención de explotar alguna
actividad económica y para esto selecciona un segmento de mercado que permita
establecerse en el entorno como empresario.
De acuerdo al sector económico en donde se determine su constitución, es allí,
verdaderamente donde su naturaleza encontrará las condiciones propias de la
empresa, es decir, explotar el sector primario de la economía, actividades como: La
extracción de recursos, la agricultura, la ganadería y la pesca en su estado natural.
El engranaje de cadenas productivas, obliga a las empresas a transformar, la materia
prima obtenida en el sector primario, por lo que le da a este sector secundario el
carácter productivo, y de esta forma encontramos en este nivel, las empresas
industriales.
Como alguien tiene que promocionar y vender la producción del sector industrial y
además ofrecer la prestación de los diferentes servicios, aquí encontramos las
empresas del sector de comercio y servicios.
Estructura de la Organización
Las actividades que surgen en las organizaciones son muchas, lo cual obliga a aplicar
los principios de la administración moderna, estas actividades las podemos mencionar
tales como son: comprar materia prima, llevar cuentas, planeación del trabajo, manejo
del recurso humano y su salud ocupacional, producción y venta de los productos, la
prestación de servicios y atención al cliente; también se debe estar pendiente del
mantenimiento de equipos, la seguridad hacia el interior y exterior de la empresa y el
manejo efectivo de los recursos monetarios que tendrá a su disposición.
La estructura de toda empresa se obtendrá de acuerdo a la óptima clasificación que
requiera, que se pueden agrupar generalmente en cuatro grandes áreas funcionales
como son: el área de producción, el área administrativa y financiera, el área de
recursos humanos, el área de mercadeo y ventas
Principios Básicos de la Administración
Concepto del Proceso Administrativo
Es la manera como el área administrativa de la empresa, aplica el manejo de un
conjunto de actividades en forma sincronizada en sus diferentes niveles para alcanzar
la visión, misión y objetivos trazados por los empresarios.
Recopilado por: Carlos Mario Restrepo Pineda y Juan Carlos Rodríguez Hernández
Elementos que lo componen: planeación, organización, dirección, control
La Planeación.
Es la base fundamental del proceso administrativo, ya que en ella la empresa
predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben obtener en
las operaciones de un futuro deseable, posible y probable.
Los elementos de una buena planeación para tener en cuenta son:
1-Un Buen Diagnóstico: Debe ser exacto y acertado para que nos muestre la realidad
de las cosas, sin falsas expectativas y en un escenario real, ajustado a las actividades
planificadas.
Debe marcar el entorno interno y externo, de tal manera que se muestren en forma
completa los alcances reales de la empresa.
2-Objetivos Bien Definidos: Estos tienen que ser bien definidos y alcanzables en el
tiempo estipulado en la fase de planeación. Por su duración, en el logro de resultados
pueden ser a largo (mas de dos años), mediano (dentro de los dos años) y corto plazo
(hasta por seis meses).
Uno de las grandes virtudes del principio administrativo, es la decisión de la dirección
en establecer objetivos: claros, concretos, factibles, medibles y posibles de alcanzar
en el tiempo estipulado por ella, para esto es necesario hacer un seguimiento oportuno
y preciso del desarrollo de cada una de las actividades del plan.
Una de las herramientas valiosas de la administración es la determinación de: Que es
lo que se va a hacer, DONDE lo va a hacer, QUIEN lo va a hacer, COMO lo va a
hacer, CUANDO y en CUANTO tiempo se va a hacer.
3-Selección de Estrategias: La dirección escogerá la forma y manera de lograr los
objetivos propuestos en el plan, previo análisis de cada situación en particular, por lo
tanto elegirá la más acertada decisión para la empresa.
La mejor estrategia debe abarcar todas las áreas de la empresa y debe sincronizar las
actividades entre producción, finanzas, mercadeo y personal. También el plan tendrá
flexibilidad que le permita ajustarse de acuerdo a los cambios o circunstancias que
puedan presentarse.
4-Criterios de Evaluación: La calidad como finalidad esencial del proceso
administrativo, conlleva a la medición permanente en su desarrollo y los tiempos
precisos que se esperan lograr en cada paso de lo estipulado en el plan.
La Organización:
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El ordenamiento de todas y cada una de las áreas de la empresa es una de las
funciones principales que le atañe a la administración en forma permanente, porque
con ello es muy seguro lograr los resultados que se esperan.
Para organizar se necesita saber utilizar los espacios, el tiempo, el trabajo, los
recursos humanos y los recursos financieros.
El espacio: Distribuir un área física de tal manera que cada cosa tenga su lugar
preciso ( dependencias)
El tiempo:
Programar cada actividad o tarea, que permita evacuar cada una de ellas con la
oportunidad requerida por la administración.
El trabajo: El orden y la prioridad al que sea sometido un listado de tareas que se
piensan desarrollar o ejecutar cotidianamente, le permiten a la administración la
eficiencia y efectividad necesaria para cumplir con los objetivos propuestos.
El Recurso Humano: La continuada subordinación como elemento esencial en el
contrato laboral se convierte en una herramienta fundamental para la organización de
las personas en las empresas, ya que desde su ingreso la persona sabe a que
dependencia esta asignada y quien es su jefe inmediato, de quien debe recibir
directamente las órdenes y a quien rinde cuentas de las tareas asignadas.
Las actividades, tareas o funciones asignadas a cada cargo es también otro elemento
esencial de la ley de contratación laboral actual en nuestro entorno empresarial, por lo
tanto las empresas diseñan y elaboran un manual en donde se le asignan funciones a
cada cargo y la responsabilidad a cada persona que se compromete en la ejecución de
las mismas.
El respeto, la solidaridad, el comportamiento, el buen trato, la honestidad y otros
valores cuando se practican por las personas para lograr los objetivos de la empresa,
ofrecerían como resultado un ambiente laboral provechoso para la administración
(persona haciendo tareas)
Una de las formas más comunes para la organización de las funciones y cargos en las
empresas son los flujos de organización, conocidos también como organigrama
funcional, en donde se determinan las líneas de mando y la unidad de dirección, sin
importar la forma que el gráfico nos presente la estructura organizacional de la
empresa.
Los Recursos Financieros: La organización de como la dirección, distribuirá y aplicará
los dineros destinados para cada actividad, es el ingrediente más efectivo para
ejecutar todas y cada una de las actividades y tareas que componen el proceso
administrativo.
La asignación de recursos financieros, previamente planeados por centro de gastos y
costos, permitirá el uso racional de ellos y por lo tanto la obtención de los resultados
esperados en la operación, así mismo la colocación de esos recursos en el sitio
Recopilado por: Carlos Mario Restrepo Pineda y Juan Carlos Rodríguez Hernández
correcto y con los rendimientos favorables, darán cumplimiento a sus compromisos y
obligaciones contraídas por la empresa.
La Dirección:
El liderazgo asumido por una persona, que mediante la coordinación y guía delega en
otras personas: tareas, funciones y en particular, el trabajo para desarrollarlo con
responsabilidad y cumplimiento motivadas, por alcanzar los objetivos como un equipo
organizado.
Para tener el reconocimiento como un líder dirigente, por lo menos se debe tener las
siguientes cualidades personales a saber:
La Comunicación: Comunicarse a cada momento con el equipo de trabajo, por las
diferentes situaciones que se presentan a diario y que tienden a encontrar soluciones,
para la toma de decisiones por parte de la dirección, es una de las habilidades más
importantes que puede desarrollar un líder para ser exitoso. Se entiende que habrá
una información que por algún motivo no debe salir de la dirección. Para esto, se
utilizará los medios que estén a su alcance por ejemplo: Outlook, folletos,
comunicación interna, circulares, reuniones, mesas de trabajo, videoconferencias,
teléfonos y cualquier otro medio disponible en el momento.
Esto se logrará, si el líder se hace entender por las demás personas con quien se
comunica y su mensaje es bien recibido; para lograrlo, la comunicación debe ser
precisa y clara, direccionada a la persona indicada, permanente, muy sincera y
respetuosa, motivando la asistencia y participación con puntualidad por parte del
invitado.
También podemos permitir que la comunicación sea interactiva, esto quiere decir que
el mensaje puede ir en cualquier dirección por ejemplo de jefe a subalterno, de
subalterno al jefe y entre subalternos.
La Motivación: Esfuerzo físico y mental que desarrolla el trabajador con la mejor
voluntad, con buen estado anímico y el entusiasmo necesario, para la obtención de un
buen resultado, en las actividades relacionadas con lo laboral y personal.
Está en la mente de un gran dirigente, mantener un buen clima organizacional dentro
de la empresa y para lograr este cometido, debe manejar buenas relaciones
interpersonales, con todo el personal que se encuentra bajo sus órdenes, tratando en
todo momento de alcanzar un alto grado de colaboración.
Un tercer elemento esencial, es la remuneración pactada en el contrato laboral, por la
actividad ó tareas que se van a desarrollar, la cual exige un cumplimiento a cabalidad
por las partes y de esta manera un trabajador dispuesto a brindar todo el apoyo que
necesita la dirección.
También encontramos otros aspectos, que bien orientados por un buen dirigente, se
alcanza un clima laboral muy provechoso como son: La estabilidad laboral, La
participación activa en los programas, la justicia aplicada en situaciones igualitarias,
un trato amable y respetuoso, oportunidad en actividades de desarrollo personal, el
reconocimiento en el trabajo y el estimulo que amerita este.
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La Autoridad: Capacidad que tiene el líder para impartir órdenes y que las demás
personas las cumplan, estas se pueden ejercer cuando:
El perfil o competencia para las funciones asignadas, le demuestran a los subalternos
que se tiene el conocimiento y la preparación para desarrollarlas con eficiencia y
efectividad objetiva, podrá demostrar la capacidad suficiente y de esta forma guiarlos a
la consecución de resultados óptimos, para las necesidades de la empresa. Esta
autoridad bien aplicada y tratando siempre de mejorar, el nivel educativo de todos los
que intervienen en el proceso, será el camino mas acertado y seguro para el equipo.
Las cualidades personales, complementan el quehacer diario en la autoridad de los
individuos y para esto, se tiene que hacer el esfuerzo de mostrar las virtudes y
calidades humanas, sobre todo las naturales y en lo posible corregir los defectos que
pudieren entorpecer el normal desarrollo del trabajo en los demás.
La acertada toma de decisiones, conllevan a un reconocimiento y un gran respeto
hacia el líder por parte del resto del equipo y esto se manifiesta cuando los resultados
son los esperados por todos en la empresa, imprimiéndole en cada oportunidad la
solución a los problemas en beneficio de la empresa.
Se es un buen dirigente, cuando las decisiones tomadas en cada caso, son las
mejores alternativas presentadas, para encontrar soluciones a los problemas según su
prioridad. Para lo cual se observa, analiza, compara y se escoge la que me dará los
mejores resultados.
El Control:
Es quizás uno de los elementos mas importantes del proceso administrativo, ya que
nos permite estar pendiente e informado de todos los pasos que se dieron, se están
dando y se van a dar, dentro de la estructura interna y externa de la empresa, hasta el
punto de ser tomado como modelo japonés, llamado control de calidad total y que
posteriormente fue implementado en el resto del mundo.
Es ejercido en cada espacio que fue planeado y al compararse con los resultados
obtenidos, permite evaluar los resultados y así de esta manera, encontrar las posibles
soluciones a los ajustes de las metas preestablecidas en el plan.
Fundamentos del Entorno Económico:
El objeto económico y la actividad de toda empresa no solo se desarrollan hacia el
interior de la misma, sino que existen factores externos que de alguna manera afectan
el normal desarrollo de los procesos administrativos en los negocios, por esto vale
mencionar por ejemplo:
Los proveedores nacionales e internacionales, en que condiciones se encuentran para
el abastecimiento de la materia prima para determinados periodos.
Las otras empresas que se dedican a la misma actividad (competencia) no pueden
dejarse sin observar su comportamiento en el mercado.
Las nuevas tecnologías que recién salen como novedad en el mercado y que afectan
la producción, la comunicación y otros sistemas afines en las áreas de la empresa.
Los mercados nacionales e internacionales también afectan de alguna manera el
quehacer diario de todo negocio.
La importación y exportación de los productos.
Recopilado por: Carlos Mario Restrepo Pineda y Juan Carlos Rodríguez Hernández
La atención oportuna y la calidad prestada a los clientes son también fundamentos
para tener en cuenta en el entorno económico y en menor impacto el sector financiero,
los servicios públicos, e l transporte, las vías de comunicación, las legislaciones y otras
situaciones que afectan el manejo interno de la empresa.
Áreas Funcionales:
La áreas funcionales están definidas en la empresa de tal manera que hay personas
responsables por cada área y delegación de funciones en otras que logran constituir
un equipo de trabajo, que buscando la sincronización y armonía en el desempeño se
logran alcanzar los objetivos y metas propuestas en el plan.
Las áreas las podemos establecer así:
La gerencia es el núcleo de la responsabilidad total de la empresa y en donde se
toman las decisiones definitivas en pro de la administración de la empresa
Mercadeo-Ventas y atención del cliente: Área encargada de generar la mayor fuente
de ingresos al negocio.
Producción – Compras y Almacenamiento: Área estratégica financieramente para la
ampliación de costos razonables y que le permiten a la empresa una mayor
productividad para ser competitivos en los mercados nacionales e internacionales.
Gestión de Recursos Humanos: el elemento más importante de toda empresa a
cualquier nivel ya que si se tiene alta preparación se alcanza la eficiencia y efectividad
en los procesos internos y externos.
Logísticas: Área que permite el desarrollo tecnológico y la oportunidad en la
obtención y entrega de elementos (materiales) y la comunicación fuente de desarrollo
de toda empresa.
Sistemas: Área que regula la organización y ordenamiento de una área en particular y
de esta con todas las demás áreas para el encadenamiento funcional de la empresa.
Principios Administrativos y Estructura Organizacional
Las organizaciones empresariales, presentan una estructura orgánica flexible y
dinámica, lo que permite una interrelación entre los diferentes componentes que la
conforman; dando como resultado, una mejor adaptación a los cambios que se
presentan diariamente y que afectan el entorno empresarial por efectos de la
globalización.
Sueños Misión
Ideas o pensamientos que se generan en la mentalidad empresarial de los seres
humanos, como proyecto de vida. Al cual se le determinan unos propósitos, para
alcanzar dentro de un marco socio-económico y político.
Compromiso asumido por el ente o empresa ya creada, para satisfacer las
necesidades económicas, sociales, políticas, culturales y laborales de todos sus
cliente potenciales y así cumplir con las metas propuestas, asegurando los mercados
nacionales e internacionales
Recopilado por: Carlos Mario Restrepo Pineda y Juan Carlos Rodríguez Hernández
Visión Objetivos
Expectativa o focalización de las posiciones, que se esperan se van a lograr por la
organización empresarial, dentro del marco de tendencias de futuro y acorde con los
cambios del entorno.
Establecer principios claros de la administración y Gerencia organizada para dar una
óptima utilización de todos los recursos humanos, financieros, técnicos y otros que
conlleven a la materialización de los sueños.
Estrategias Tácticas
La administración asumirá un conjunto de disposiciones que le permitirán tomar las
decisiones más acertadas para que los procesos productivos alcancen un alto grado
de productividad y competitividad en los mercados, que en últimas son los objetivos
que persigue la empresa.
El grupo directivo en cabeza de su Gerente implementará una serie de técnicas, las
cuales la empresa obtendrá los mejores beneficios económicos, sociales, políticos,
morales culturales y de gestión.
Metas Actividades
La cuantificación de las fuentes o actividades que le generan ingresos, costos y gastos
permiten que la administración utilizando una buena planeación financiera, logre
cumplir con lo presupuestado y refleje el balance positivo como resultado de una
buena gestión.
El conjunto de tareas que le permiten a cada persona desempeñar con eficiencia sus
funciones, son el ingrediente del proceso administrativo y el camino más efectivo para
hacer realidad los sueños.